Persondatapolitik
for
Trivsel og Velvære
Introduktion
For at kunne drive min virksomhed er der vigtige personoplysninger, jeghar behov for at behandle. Trivsel og Velværes persondatapolitik er ment som en hjælp til at forstå, hvilke data jeg indsamler, hvorfor jeg indsamler dem og hvad jeg anvender dem til.
Har du spørgsmål, eller ønsker du yderligere information er du velkommen til at henvende dig til firmaets persondataansvarlige:
Kontaktoplysninger på persondataansvarlig
dorte@trivselogvelvaere.dk
Dataansvarlig og Indehaver af Trivsel og Velvære
Dorte Hartvig Jensen, Møllevænget 12, 4700 Næstved
Trivsel og Velværes behandling af dine personoplysninger
Trivsel og Velvære behandler personoplysninger, som du eller en anden part, eksempelvis dine forældre, har udleveret til firmaet i forbindelse med behandling, undervisning, mail-korrespondance, telefonkontakt eller tilmelding til nyhedsbrev.
Disse personoplysninger behandler Trivsel og Velvære for at kunne leve op til firmaets forpligtelser overfor dig so klient eller kunde:
- For at kunne give dig den rigtige behandling i forhold til din henvendelsesårsag.
- For at kunne give dig den rigtige undervisning i forhold til det kursusudbud jeg har i firmaet.
- For at kunne fremsende nyhedsbreve, som du har tilmeldt dig.
Typisk drejer det sig om disse personoplysninger:
- Navn, adresse, telefon, e-mail og evt. fødselsdato.
- Civilstand.
- Nuværende fysisk og psykisk helbred.
- Tidligere sygdom som kan have indflydelse på nuværende tilstand.
- Medicin som kan have indflydelse på nuværende tilstand.
- Fritidsinteresser som kan have indflydelse på nuværende tilstand.
Jeg vil altid behandle dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder persondataforordningen og databeskyttelsesloven.Ti
Tidsfrister for sletning/opbevaring
Trivsel og Velvære stræber efter at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke har nogen relevans. Dog opbevarer jeg dem altid i minimum 5 år af hensyn til bogføringsloven og journalpligten.
Dine rettigheder efter persondataforordningen
I forbindelse med Trivsel og Velværes behandling af dine personoplysninger har du adskillige rettigheder:
- Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligten).
- Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
- Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
- Retten til at få dine personoplysninger slettet.
- Retten til at gøre indsigelser mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
- Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelse, herunder profilering.
- Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).
Alle ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til Trivsel og Velværes persondataansvarlige.
Trivsel og Velvære kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger der findes som sikkerhedskopier).
Hvis Trivsel og Velvære kan rette oplysninger, gøres dette naturligvis gratis, med mindre det kræver uforholdsmæssig stor indsats. Trivsel og Velvære bestræber sig på at vedligeholde diverse tjenester på en måde, der beskytter oplysninger frafejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når jeg sletter dine personoplysninger fra Trivsel og Velværes tjenester, er det derfor muligt, at jeg ikke altid kan slette tilhørende kopier fra arkivserver med det samme, og det er ikke sikkert at oplysningerne fjernes fra firmaets sikkerhedskopisystemer.
Du har altid ret til at klage til Datatilsynet (https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/klage-til-datatilsynet/)
Oplysninger, som Trivsel og Velvære videregiver
Trivsel og Velvære videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner. Undtaget er disse tilfælde:
- Med dit samtykke.
Trivsel og Velvære kan videregive personlige oplysninger til f.eks. læge, sygehus, anden sundhedsfaglige behandler, sagsbehandler eller forsikringsselskab, hvis vi har dit samtykke. Trivsel og Velvære kræver aktivt tilvalg af videregivelse af ALLE personoplysninger:
- Til ekstern databehandling.
Trivsel og Velvære kan videregive personlige oplysninger til samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personener, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på mine instrukser og i overensstemmelse med Trivsel og Velværes privatlivpolitik og gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, eksempelvis firmaets databehandleraftale. Det drejer sig om E-conomic (til håndtering af faktura og bogføring) og Mailchimp (til håndtering af mailadresser og nyhedsbreve):
- Af juridiske årsager.
Trivsel og Velvære kan videregive personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner, hvis firmaet i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysninger er nødvendig for at:
- Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
- Registrere, forhindre eller på anden måde beskytter mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
Trivsel og Velvære kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og med vores partnere. Trivsel og Velvære kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om, hvordan det psykomotoriske fag bruges af offentlige og private.
Informationssikkerhed
Trivsel og Velvære arbejder hårdt for at sikre klienter, kunder og nyhedsbrevmodtagere mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger som firmaet lagrer.
Trivsel og Velvære har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt:
- Antivirus på alle IT-systemer, der behandler personoplysninger.
- Backup af alle IT-systemer, der behandler personoplysninger.
- Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
- Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personer med adgang til informationssystemer.
- Clean desk ved arbejdsdagens afslutning.
Overholdelse og samarbejde med tilsyns-myndigheder
Trivsel og Velvære gennemgår regelmæssigt, at firmaet overholder egen persondatapolitik. Skulle Trivsel og Velvære modtage formelle skriftlige klager, kontakter jeg afsenderen for at følge op på klagen. Trivsel og Velvære samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at behandle klager om overførsel af personlige data, som jeg ikke kan løse direkte med mine klienter og kunder.
Ændringer
Trivsel og Velværes privatlivpolitik kan ændres fra tid til anden. Jeg begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivpolitik uden dit udtrykkelige samtykke. Eventuelle ændringer af denne privatlivpolitik angives på firmaets hjemmeside, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil jeg gøre opmærksom på dem på en mere iøjnefaldende måde (via nyhedsbreve eller direkte e-mail).
Maj 2018
Dorte Hartvig Jensen, psykomotorisk terapeut, dap